便利なオンライン会議ツール―RPA運用サポートで効果を発揮―

新型コロナの影響により、世の中の働き方が大きく変わりました。
緊急事態宣言でリモートワークに切り替えた企業も多いのではないかと思います。

リモートワークで役に立つツールが、いつ、どこにいても、どんな端末からでも利用できるWeb会議を実現するクラウドサービス「ビデオ・Web会議アプリケーション」です。

今回は「ビデオ・Web会議アプリケーション」のについてや、エグザクトソリューションズではどう活用しているのかをご紹介したいと思います。

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「ビデオ・Web会議アプリケーション」の紹介

「ビデオ・Web会議アプリケーション」とは、テレワークや遠方の顧客とのやり取りを円滑にするツールです。複数人でのビデオ通話だけでなく、1対多数でのセミナーのようなプレゼン形式でも利用できます。

ファイルの共有機能やチャット機能も備わっており、会議をしながら必要な書類やURL等を参加者に共有することも可能です。

下記に代表的なWeb会議ツールを紹介します。

Zoom

「Zoom Meetingsでは、クリアな音声、完璧なビデオで、いつでも、どこからでも、あらゆるデバイスで簡単にセキュアなビデオミーティングが行えます。画面共有、注釈、投票、ブレークアウトルーム、同時通訳、トランスクリプト付きのクラウド録画機能など、パワフルなコラボレーション機能を搭載しており、チームの生産性を最大限に引き上げます。貴社の働き方改革を支える強力なツールです。」https://www.itreview.jp/products/zoom/profile#scroll

Microsoft Teams

「Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）とは、チャットや会議、ファイルの共有などを行うことができるビジネスチャットツールです。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットしたりできます。Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行える点に特長があります。業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。」
https://www.itreview.jp/products/microsoft-teams/profile#scroll

Skype for Business

「Skype for Businessとは「Office 365」に含まれるコミュニケーションツールで、Web会議、インスタントメッセージング、インターネット電話などの機能を提供します。Microsoftが提供する個人向けの無料インターネット電話サービス「Skype」にビジネス向けの機能が加わり、最大250人の同時接続によるWeb会議が可能です。通信内容の暗号化などのセキュリティ機能も充実しています。「Office 365」の重要な機能として、さまざまな業界で導入されていますが、Microsoftは2017年、Skype for Business OnlineをMicrosoft Teamsグループチャットプラットフォームに移行させる計画を発表しています。」
https://www.itreview.jp/products/skype-for-business/profile#scroll

Hangouts Meet（ハングアウトミート）

「Hangouts Meet（ハングアウトミート）とは、Googleの提供するWeb会議ツールです。Google Suiteに内包される機能で、会議を設定してURLを参加メンバーに共有するだけで会議を行えます。参加メンバーはアカウントやプラグインを使用する必要がなく、誰でも会議に参加できます。高速でシンプルなUIに特徴があり、複数人が参加するビデオ通話も簡単に実現できます。業界・業種を問わず、世界中の企業で広く導入・活用されています。」
https://www.itreview.jp/products/hangout-meet/profile#scroll

Cisco Webex Meetings

「Cisco Webex Meetingsは高品質な音声、鮮明なビデオ、コンテンツ共有機能などが一体となり、様々なデバイスから、簡単かつ安全にオンラインミーティングが実施できます。最新のAIによる強力なノイズ除去機能で、特別なツールがなくても、キーボードを打ち込む音、子供の声といった生活音も消し、ミーティングに集中することができます。また、ブレイクアウトセッション、投票、声が出せない環境でも、あなたの動きをみてアイコンが、感情を表現する、ジェスチャ認識機能などを備えていているため、オンラインでも感情を表現できます。情報共有はもちろん、感情も表現し、離れていてもチームをまとめ、結果をだすことを実現します。」
https://www.itreview.jp/products/cisco-webex-meetings/profile#scroll

基本的な機能や用途は同じですが、製品ごとに特徴が多少異なります。実際に使う場面をイメージしながら、どのツールが一番使いやすいかを確認していくと良いでしょう。

RPA運用サポートでの活用

エグザクトソリューションズではお客様にRPA・EzRobotのご紹介をする時や、運用支援でのサポートの際に、「Zoom会議」や「Hangouts Meet（ハングアウトミート）」を利用しています。

以前は、訪問して対面でのご紹介やサポートをよく行っていましたが、コロナ禍で対顧客の非接触・非対面が求められるようになり、Web会議ツールを使ってのご案内やご支援を行うという対応に切り変わりました。

もちろん、対面での対応が全くなくなったわけではありませんし、対面でのコミュニケーションが優れている点もあります。「意思の疎通が図りやすい」「お互いの距離を縮めやすく信頼関係を構築しやすい」などのメリットもあります。

ですが、Web会議ツールでの対応に切り替えたことで得られるメリットもありました。

エグザクトソリューションズのお客様には、遠方の企業様もいらっしゃいます。以前はどうしても遠方のお客様へのサポートが不十分になってしまうという課題がありました。

しかし、Zoom会議を使うようになり、物理的な距離があっても容易にサポートを行うことができるようになりました。特に画面共有機能を使いながらのサポートは、相手の画面がこちらのPCにそのまま反映されるので、対面でのサポートよりもむしろやりやすく感じています。また、移動がないため、一回のサポートにより時間を割くことができ、サポートの頻度を上げることもできます。

結果、遠方のお客様でもきめの細かいサポートを行うことができるようになったのです。