パソコン上の操作全般を自動化できるRPAは、働き方改革や社内DX化の一助になるツールとして注目を集め、その市場規模は年々拡大しています。
しかし、RPAにもそれぞれツールの特徴やサービス内容に違いがあり、自社のニーズにマッチしないと導入後に効果を出せず、失敗に終わってしまう場合もあります。

プログラミングやITの知識がなくても使いこなせる低価格帯のRPAツールも増えていますが、RPA担当者が他業務で多忙であったり運用体制が整っていなければ、たとえ格安のRPAを使っていたとしても費用対効果を出すのは難しくなってしまいます。

社内で運用を進めていくのか、シナリオ作成や運用・保守をアウトソーシングや代行に任せるのかなど、運用スタイルを事前に考えておく必要があるでしょう。

今回は、RPAの成功事例と失敗事例をご紹介し、RPA導入を成功に導くためのサービスをご紹介していきますので、RPA導入をお考えの方は是非参考にしてみてください。

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PC業務を自動化してくれるRPAとは

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略で、パソコンの作業を自動化してくれるソフトウェアのことを言います。パソコン作業と言っても、その内容は多岐に渡ります。ブラウザやWord、ExcelといったOffice製品、その他ソフトウェアやアプリケーションを使った作業など、用途は様々です。

その中でも人が行う必要のない面倒な単純作業を、代行してくれるツールがRPAなのです。クリックや右クリック、文字入力や「Enter」押下といったマウスやキーボードの操作を、一つひとつ普段の作業手順通りRPAに記憶させていき、その作業を代行するロボットを作成していくのです。一通り記憶させたら、後はロボットの起動ボタンを押すだけで、その作業をロボットが最初から最後まで実行してくれます。
いつもの作業手順をそのまま落とし込めるので、自社システムややり方を変えることなく、業務の自動化が可能となるのです。

ロボットや自動化ソフトウェアと言うと、難しく感じられる方もいらっしゃるかもしれません。ですが、冒頭でも触れましたが、プログラミングやITの専門知識が無くてもプログラムを作れるRPA製品も近年数多く誕生しています。

関連記事:プログラミング不要で作業を自動化―その作業をEzRobot(イージーロボット)に任せてみませんか―

1日10時間の労働時間削減も!?RPA導入の成功事例

RPAを導入することで、業務効率化や労働時間の削減が期待できます。
働き方改革や新型コロナの影響によるテレワークなど、RPAは活躍の場を広げています。

成功事例1:1日10時間の労働時間削減

広島県で飲食店を展開する株式会社アペックスインターナショナル様では、日々の売上報告業務や、月次で行う勤怠管理業務を自動化することで、1日約10時間もの労働時間削減に成功しました。
コロナ禍で多くの飲食店が打撃を受ける中、月額50,000円(税込み55,000円)で雇えるロボット社員が日々の業務を支えています。

関連記事:1日約10時間の労働時間を削減できましたー株式会社アペックスインターナショナル様ー

成功事例2:RPA運用代行を使い作業時間を限りなく「0」に

同じく、飲食事業を手掛ける株式会社エムアンドケイ様でもRPAは効果を発揮しています。

「Webサイトから請求書、明細書類のデータ取得作業」や「売上と各売掛金の差異チェク」、「各店舗のレジジャーナルをもとに、月間の売上を一つのExcelシートにまとめる作業」といった、繰返しや大量データを扱う業務が、これまで負担となっていました。

コロナ禍でも新店舗を次々にオープンし拡大路線を走る当社にとって、今後業務がより煩雑になるのは目に見えており、事務作業の効率化が急務でした。

課題解決のため、当初、業務担当者が運用することを念頭にRPA導入がスタートしました。

しかし、どうしてもロボット作成に時間を割くことができなかったため、運用代行サービス利用に方針転換。導入後、自社の状況を見極めて柔軟に対応したことで、すぐに効果を発揮することができました。

上記の作業を、RPAで自動化するだけでもかなりの手間を省くことができた上に、新たに全店舗の日々の売上集計作業も自動化することができ、全社展開のRPA化がスピーディーに進んでいます。

関連記事:確実に仕事をこなしてくれる優秀な存在です!―株式会社エムアンドケイ様―

成功事例まとめ

RPAと相性の良い業務は、繰返しのルーティン作業や、大量のデータ処理業務になります。上記2社の事例でも、人の手で行うと面倒な大量データの処理業務を自動化して、効果を出しています。

また、RPAはこれまで人が行うことで発生していた入力ミスなどのヒューマンエラー防止にも役立ちます。請求書など帳票発行業務や発送作業でのミスは致命的になるため、担当者も気が抜けません。こうした作業を自動化できれば、手間が減るだけでなく担当者の精神的負担を軽減することもできます。

作業品質を向上させ、削減した時間で人は人にしか行えない仕事に専念できるようになることが、RPA導入の最大の目的と言えるでしょう。

RPA運用の失敗事例

RPAは便利な反面、うまく使いこなせなければ逆効果になってしまうこともあります。
ここでは、RPAの導入失敗事例を紹介していきます。

失敗事例1:RPAの運用やメンテナンスに時間が割けない

RPA導入失敗の最も多いケースです。
他業務と兼務されているご担当者様や、お一人でRPAを担当されている企業様でよくある事例になります。

RPAを導入すれば、業務自動化がすぐにでもできると思ってしまいがちですが、RPAは導入後の運用が一番大切なのです。ロボットのシナリオ作成、その後の運用やメンテナンス等、軌道に乗るまでそれなりに時間をかけなければなりません。

シナリオ作成や運用に時間を使えず、何カ月も経過してしまいその間にかかるライセンス費用と割が合わなくなってしまうのです。

失敗事例2:自動化できる対象業務がない

RPAを導入したものの、蓋を開けてみると社内にRPAで自動化できる定型業務がそれほどなかった、というケースもよく見られます。
この場合、業務の一部を自動化できたとしてもその業務だけでは効率化や労働時間の削減とは程遠く、費用対効果を出すことが難しくなってしまいます。

こうした失敗を防ぐには、事前にRPAで自動化できる業務がどれほどあるのかを洗い出しておくことが必要になります。

関連記事:RPAで自動化できる業務とは?業務の洗い出し基準と、部門別・対象業務例を紹介

失敗事例3:ツールを使いこなせない

冒頭で専門知識がなくても使いこなせるRPAツールが増えたと述べましたが、より広範な自動化を目指す上では、「変数」や「条件分岐」といったプログラミングで必要な概念理解が、ある程度必要になります。

もちろん「変数」が分からなくても自動化のシナリオを作ることは可能ですが、より多くの業務で自動化を行いたい場合は避けては通れません。
また、一通りの機能コマンドを覚えても、そのコマンドを使って自動化シナリオをどのように作ればいいのか、発想が湧かないという方も多くいます。

シナリオ作成に行き詰まり、運用に挫折してしまうというのもよくある導入失敗のケースになります。

失敗事例まとめ

RPA導入を検討の場合は、このような失敗パターンに気を付ける必要があります。
せっかく導入したのに運用がうまくいかず、お金だけかかってしまったということだけは避けたいです。

次章では、RPA運用を成功させるためにできることについてまとめてみたいと思います。

RPA運用を成功に導くためにできること

最後に、RPA運用を成功に導くための方法をいくつかご紹介します。

デジタル人材の雇用や育成

新たにデジタル人材を雇用することでRPAの運用速度は格段に上がります。
RPAの運用に留まらず、その他の社内の課題をデジタル技術を用いて解決してくれることも期待できます。

しかし、新たに雇うとなると人件費がかかるので、デジタル人材を社内で育成するという選択肢もあります。
特に、専門知識がなくても使いやすいRPAツールは年々増えているため、デジタル技術に触れる上でのハードルは低くなりつつあります。ツールによっては、無料で受けられる初心者向けの学習プログラムも充実しています。

デジタル人材の育成は、成果を出すまでに多少時間はかかる方法ですが、コストを抑え費用対効果を出すには最適な方法です。

RPAツールの特徴やサービス内容を知る

RPAツールやベンダーが提供しているサポートサービスにも注目です。
ユーザーサイトが使いやすく、FAQが充実しているかや困ったときのサポート体制がどれだけ手厚いのかも重要な指標です。

また、導入前からどれだけ親身にサポートしてくれるかも重要なポイントです。
<失敗事例2:自動化できる対象業務がない>のケースで、業務洗い出しのご紹介をしましたが、手間のかかる作業ですし、RPA初心者の方には少しハードルが高く感じられるかもしれません。
そのような方のために、対象業務の選定を無料で行ってくれるRPA業者もあります。
選定結果を確認できれば、具体的に費用対効果を考えることができ、導入すべきかどうかの判断も行いやすくなります。

RPAシナリオ作成・運用代行

対象業務は多いが運用に時間を割ける人材がいない場合には、シナリオ作成や運用のアウトソーシング、運用代行サービスを検討することをお勧めします。
多少高額にはなりますが、スピーディーに業務効率化を達成できます。
また、自動化したシナリオのクオリティも高く、RPA運用でつきまとうエラー対応やメンテナンスに時間がとられるといったデメリットもカバーできます。

RPA開発運用代行サービスは1人雇うよりも安く利用できるRPA業者も多く、このサービスを利用して3人分の仕事を賄うことができたという導入事例もありました。

確実に効果を出すための最善策と言えるでしょう。

運用スタイルを考える

RPA導入と言っても、導入・運用スタイルは社内状況によって様々です。
目的は一緒でも、目的を達成するための道のりはそれぞれ異なります。

自社にとってどのようなスタイルが合っているのか、検討することをまずはお勧めします。

株式会社エグザクトソリューションズでは専門知識不要のRPA・EzRobotの導入や開発・運用代行など各種サービスを取り揃えております。
業務選定や導入のご相談にも無料でお答えしておりますので、お悩みの際はお気軽にお問い合わせください。

1人でも多くの方にRPAの効果を感じてもらえればと思っています。