事務作業を効率化するコツ 5選!!コツを掴んで作業の生産性を高めよう

日々の作業を少しでも手早く効率的に処理したい。いわゆる事務処理能力を向上させたいと考える方が多いと思います。

事務処理に難しいスキルは必要ありません。

今回は事務作業効率化のコツを5つご紹介します。コツを掴んで事務作業の生産性を高めましょう。

整理整頓

デスクでの事務作業を行う上でパソコンのデスクトップと実際のデスク周りの整理は欠かせないでしょう。

デスクトップが散らかっていると探しているデータがすぐに見つからず、時間を取られる原因となります。不要なデータの削除、関連するファイルのまとめたフォルダ作成をするなどして、必要な時に必要なデータを取り出せるようにしましょう。

また、実際のデスク周りの整理も大事です。印鑑や所定の書類などを直ぐに取り出せるように、しっかり整理しておきましょう。

業務の全体像を把握し、優先順位を見極めることが事務処理効率化の第一歩となるでしょう。

全体像を把握して取り組む習慣が身につけば、時間のかかる作業を早めに行ったり、必要な部分だけを効率よく作業できるようになり、無駄な作業の軽減にも役立ちます。

まずは、行うべき作業をリストアップして、優先順位を決めていきましょう。締め切りが迫っている案件や、外部の人間が関わる仕事は特に急いで行う必要があります。

毎日の業務に優先順位をつけ、大切な仕事を見逃さないようにしましょう。

事務作業は、文書の入力作業や定型文のメール返信など、ある程度パターンが決まっていることが多いでしょう。それに伴い、それぞれの作業で使用するアプリや処理システムも、共通しているケースがほとんどです。

そのため、似たような業務はまとめて行うことをおすすめします。異なるアプリを何度も切り替えることによる、タイムロスを削減するためです。

例えば、「Excelでグラフを作成する作業」と「Wordで書類を作成する作業」がある場合、最初にデータ関係の作業を終わらせてから書類作成系の業務に移るといったように、似たパターンの業務をまとめて行うと、飛躍的に効率アップに繋がるでしょう。

作業完了の目標時間を設定しておくと、より効率的な作業が可能になるでしょう。

例えば、「メールの確認は30分で終わらせる」「今日は午前中までにこの作業を完了させる」など、事前に小さな目標を決めて作業を行うと、集中力アップやモチベーションを持続させることができます。

これは前任者から引き継がれた作業の場合に特に言えることかもしれません。

作業手順の変更や改めてやり方を見直したりすることで、手間になっていた作業が楽になる場合があります。

ある程度パターンが決まっている業務がある場合、マニュアルを作成しておくと事務作業をより効率的に進められます。また、他の人に作業を任せたりして、ご自身の負担軽減にも繋がるかもしれません。

中には自動化や技術導入で代わりが効く作業もあるので、一度業務フローを見直してみるとよいでしょう。

今回は、事務処理を効率化するためのコツをご紹介しました。
整理整頓は事務処理効率化以外にも、職場環境整備の一環となるのではないでしょうか。

事務処理にかかる時間を短縮するために、今回ご紹介した内容やツールをぜひお試しください。

なお、事務作業の効率化を行う方法に悩んだときにはRPAなどのITツールの導入も効果的です。弊社ではRPAソフトのEzRobotを扱っております。

ノンプログラミングで操作でき、操作パネルを直感的に選択するだけで誰でも簡単にロボットに指示を出すことができるため、パターンが決まっている定型業務の自動化に役立つことでしょう。

資料請求や無料トライアルを随時受け付けておりますので、お気軽にご利用ください。

※RPAとは：Robotic(ロボットが) Process（処理する） Automation（自動で）の略で、人間がコンピューター上で行っている定型作業を、ロボットで自動化することをいい、別名「仮想知的労働者（デジタルレイバー）」と呼ばれています。良ければコチラのコラムを参考にしてみてください。