RPAツール導入の進め方とは　運用までの6つの工程を徹底解説

テレワークの導入や人手不足などで働き方改革やDX化が促進される今日、RPAはその実現方法の1つとして注目を集めています。

人間がパソコン上で行う作業を自動化してくれる便利なツールとして紹介されることも多いRPAですが、導入を成功させるには綿密な計画や継続的な検証作業が必要でしょう。

今回はRPAツールの導入を成功させるための導入フローを、6つの工程に分けて解説していきます。

1.現状業務の洗い出し

RPA化が可能な業務はパソコンを操作して行う定型業務ですが、RPA化によって大きな効果が見込める作業とそうでない作業があります。

そのため、まずは社内・部署内にどのような作業があるのかを事前に洗い出しておきましょう。

また、洗い出した業務は単純作業なのか、変則的で人の判断が多く必要かなど、業務を大まかに分類しておくと良いでしょう。

業務を洗い出したら、次は自動化する業務を選定していきましょう。ただ、RPAには得意・不得意があり、すべての作業を自動化できるというわけではありません。

人の判断が必要、条件によって分岐する箇所が多いなど、変則的な作業は自動化しにくいというデメリットがあります。自動化する業務の選定基準は主に以下の要素を満たすかどうかにあるでしょう。

例としては、帳票作成業務や経費精算業務、基幹システムへの登録作業などが挙げられるでしょう。

また、業務を選定した後は業務フローをフローチャートなどで可視化、マニュアルとして文書化しておくことをお勧めします。

本格的に導入した後もロボット作成までの工程がスムーズになったり、ロボットのブラックボックス化を防げたりなどのメリットが期待できるためです。

自社の規模や導入目的によって適したツールは異なります。以下のような観点で比較検討すると良いでしょう。

また、以下の様なレビューサイトの利用もツールの選定作業に効果的でしょう。

さて、RPAツールを選定した後は無料トライアルで試験的な導入を行いましょう。

自社に最適だと思われるRPAツールを選定してみても、実際に導入し使用してみたら考えていたものと違った、ということは起こりえるためです。

無料トライアル実施時にいくつかの業務の自動化を試みると、RPAツールの操作感やロボット作成時の工数、削減できた作業時間などが分かるでしょう。

なお、RPAツールの効果をいまいち感じられない場合は、別のツールで再度トライアルを実施する、自動化対象の業務を変更するなど、別の選択肢が考えられます。

トライアルを実施し、効果を実感できたら、RPAツールの本格導入を行い、実際に業務の自動化を進めていきましょう。

ただ、社内の業務に大きく影響するような部分や膨大な工程の業務の自動化をいきなり試みると、社内の混乱を招いたり、ロボットの作成が困難で挫折してしまう恐れがあります。

そうならないよう、まずは簡単なデータの入力や登録を行う業務など、影響範囲が小さい業務や比較的ロボットの作成が簡単そうな業務からRPA化を開始することをお勧めします。

トライ＆エラーを繰り返しながら、少しずつその規模を大きくしていくと、部署内、それから社内全体へRPA化を進めていくことができるでしょう。

最後は作成したロボットの保守・運用になります。RPA化が完了した業務においても、業務変更やロボットの停止などに伴う更新や修正作業といったメンテナンスは必須となるでしょう。

稼働中のロボットにトラブルが発生した際の対応部署・対応フローなどを事前に決めておく必要があります。

また、ロボットの作成を担当した従業員が異動・離職等で変わる場合、新担当者へ確実に引き継がれるために業務フローや運用方法が明記された資料を事前に準備しておくこともお勧めします。

ここまで、RPAを導入する際の進め方を6つの工程に分けて解説してきました。

RPAの導入に際しては、初期費用やライセンス費用など、場合によっては高額な費用がかかることでしょう。また、導入後のメンテナンスもかかせません。

そのような障壁を超え、スムーズなRPAの導入を実現させるためには、RPAの特徴を理解することや自社の業務にどのような課題を抱えているのかなどを把握した上で、適切な手順を踏む必要があると考えています。

弊社ではRPAツールのEzRobotを扱っております。

ノンプログラミングで操作でき、操作パネルを直感的に選択するだけで誰でも簡単にロボットに指示を出すことができるため、パターンが決まっている定型業務の自動化に役立つことでしょう。

資料請求や無料トライアルを随時受け付けておりますので、お気軽にご利用ください。